Penyuluhan Konseling (Tugas SIP)

Tugas Kelompok Sistem Informasi Psikologi

4PA04

Kelompok 2:

1.     Amelta Eka Putra ( 10510611)

2.     David Barimbing (10507046)

3.     Nun Zuraini  (15510105)

4.     Nur Partia Mudayati (15510140)

5.     Pandita Manggala (15510298)

6.     Rizka Ramadhona (16510108)

7.     Tri Indria Wahyuni (16510949)

8.     Yuniarti Nurheryana ( 18510781)

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)

Pengertian ERD

• ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambaran mengenai berelasinya antarentitas.
• Sistem adalah kumpulan elemen yang setiap elemen memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan dari sistem tersebut.
• ‘Kebersama-sama’-an dari sistem di atas dilambangkan dengan saling berelasinya antara satu entitas dengan entitas lainnya.
• Entitas (entity/ entity set), memiliki banyak istilah di dalam ilmu komputer, seperti tabel (table), berkas (data file), penyimpan data (data store), dan sebagainya.

Komponen-komponen ERD

1.  Entitas dan Atribut

• Entitas adalah tempat penyimpan data, maka entitas yang digambarkan  dalam ERD ini merupakan data store yang ada di DFD dan akan menjadi file data di komputer
• Entitas adalah suatu objek dan memiliki nama. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa jika objek ini tidak ada di suatu enterprise (lingkungan tertentu), maka enterprise tersebut tidak dapat berjalan normal.
• Contoh, entitas ‘MAHASISWA’ harus ada di lingkungan perguruan tinggi, begitu juga dengan entitas ‘DOSEN’, ‘MT_KULIAH’, dan sebagainya.
• Di dalam entitas ‘MAHASISWA’ berisi elemen-elemen data (biodata mahasiswa) yang terdiri atas NPM, NAMA, KELAS, ALAMAT, dan sebagainya. NPM, NAMA, KELAS, dan ALAMAT disebut dengan atribut (field).
• Gambar memperlihatkan bahwa atribut-atribut NPM, NAMA, ALAMAT, dan TGL_LAHIR harus ada di dalam biodata seorang mahasiswa.
• Atribut-atribut TINGGI_BADAN, dan WARNA_RAMBUT adalah atribut-atribut yang boleh tidak ada di dalam biodata mahasiswa (karena tidak penting).
• Sedangkan atribut NAMA_DOSEN adalah atribut yang tidak boleh ada di entitas mahasiswa.
• Pada akhirnya, entitas ini akan menjadi file data (yang bersifat master file) di dalam komputer. Master file adalah file utama (yang harus ada, dan sifatnya jarang berubah).

2. Relasi

• Relasi adalah penghubung antara satu entitas (master file) dengan entitas lain di dalam sebuah sistem komputer. Pada akhirnya, relasi akan menjadi file transaksi (transaction file) di komputer.
• Secara kalimat logis, contoh relasi yang terjadi di sebuah perpustakaan adalah : “Anggota meminjam buku,” atau “Anggota mengembalikan buku.” Dalam hal ini, Anggota dan Buku adalah entitas, meminjam dan mengembalikan adalah transaksi (relasi antara anggota dan buku).

DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Pengertian DFD

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan sustu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagianya).
Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu:

1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem)
   Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

Atau

2.      DataFlow
Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.

3.      Process
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Atau

4. Data store (simpanan data)
   Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

SDLC

SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :

1.      Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi.

2.      Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan.

3.      Menentukan permintaan pemakai sistem informasi.

4.      Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik.

5.      Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

6.      Merancang sistem informasi baru.

7.      Membangun sistem informasi baru.

8.      Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru.

9.      Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan.

System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC. Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize.

Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah :

1.      Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan.

2.      Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.

3.      Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi.

4.      Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan.

5.      Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat.

6.      Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat.

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi sistem.

PROSES BISNIS

Pengertian Proses bisnis

Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.
Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Proses bisnis juga mengacu kepada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengkoordinasi pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis. Beberapa dari proses ini adalah bagian dari proses yang mencakup lebih besar.

Sebagai contoh, hampir semua bisnis memiliki cara untuk mempekerjakan karyawan. Proses untuk mempekerjakan karyawan adalah proses bisnis dalam artian bahwa hal itu adalah seperangkat aktivitas yang digunakan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan baru. Proses bisnis dalam mempekerjakan dapat diuraikan menjadi sejumlah langkah berbeda seperti periklanan tempat, menghubungi agen pekerjaan, mengumpulkan surat lamaran, mengkaji surat lamaran, mewawancarai kandidat, memeringkat kandidat, membuat keputusan kepegawaian dan melibatkan karyawan pada system kepegawaian seperti penggajian, kesehatan dan pension. Pada beberapa bisnis, proses ini dapat berjalan dengan cepat dan sangat efisien. Salah satu tujuan utama dari system informasi adalah untuk memungkinkan proses bisnis yang lebih efisien.

Kinerja perusahaan tergantung pada seberapa baik proses bisnis dirancang dan dikoordinasikan. Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuataan kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya. Proses bisnis juga dapat menjadi kewajiban jika berdasarkan kepada cara bekerja yang telah usang yang menghalangi kewaspadaan dan efisiensi organisasi.

Banyak proses bisnis yang terikat dengan wilayah fungsional tertentu. Sebagai contoh fungsi penjualan dan pemasaran akan bertanggung jawab untuk mempekerjakan karyawan. Berikut gambaran beberapa proses bisnis umumnya untuk setiap wilayah fungsional bisnis.

Gambaran proses bisnis. Proses bisnis terbagi menjadi beberapa proses yaitu :

1.      Proses bisnis inti / utama yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan pengguna produk atau jasa.

2.      Proses bisnis pendukung yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal (karyawan perusahaan).

3.      Proses bisnis manajemen yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.

4.      Proses Network Bisnis yaitu proses yang diselenggrakan utnuk pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.

Karakteristik proses bisnis yang baik adalah :

1.      Adanya proses owner, yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen untuk bertanggung jawab terhadap performansi proses agar efektif dan efisien.

2.      Batasan – batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada.

3.      Kejelasan hubungan internal dan pertanggung jawabannya.

4.      Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik.

5.      Memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas.

6.      memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user.

7.      Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas.

8.      Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur.

9.      Mengetahui tentang bagaimana langkah – langkah selanjutnya agar menjadi lebih baik.